Blogs

Fietsenwinkel.nl kiest voor Fleet Complete

fietsenwinkel.nl fleet complete telematische.

Na een uitgebreid selectieproces heeft Fietsenwinkel.nl, de grootste fietsenwinkel van Nederland en België, voor ritregistratiesysteem Fleet Tracker van Fleet Complete gekozen. En daar is Fleet Complete als vanzelfsprekend erg trots op. Wij spraken met Henri de Beijer, Business Development Manager van Fietsenwinkel.nl, over het selectieproces en de reden waarom zij een track en trace systeem in hun wagenpark hebben geplaatst. 

Wat was voor Fietsenwinkel.nl aanleiding om de ritregistratie te automatiseren? 

“Onze explosieve groei maakte het voor ons steeds lastiger een sluitende, fiscaal gecertificeerde administratie van kilometers en uren van het gehele wagenpark bij te houden. Het begon steeds meer aandacht en concentratie van de administratieafdeling te vereisen, maar vooral van de (buitendienst)medewerkers. Om deze extra ‘druk’ weg te nemen hebben we besloten de ritregistratie te automatiseren.”

Was het een gemakkelijke opgave om de juiste partner te vinden?

“Absoluut niet. Het selecteren van de juiste leverancier was niet gemakkelijk. Het aanbod is enorm en de wijze waarop leveranciers zich presenteren vaak identiek. We bevonden ons in een selectieprocedure van vijf verschillende partijen tot onze advocate ons attendeerde op Fleet Complete. Bij een vorige werkgever had zij zich mogen buigen over jullie algemene voorwaarden en zij wist zich te herinneren hoe belangrijk de waarborging en veiligheid van data zijn binnen jullie systemen. Deze garantie, gecombineerd met het scherpe tarief en het feit dat jullie systeem voldoet aan de eisen van stichting Keurmerk RitRegistratieSystemen zorgde ervoor dat we contact met jullie opnamen en jullie toevoegden aan het selectieproces. Vervolgens duurde het niet lang tot de contracten werden ondertekend.”

En nu hebben jullie het track en trace systeem van Fleet Complete in jullie wagenpark geïnstalleerd. Wat zijn jullie verwachtingen van het systeem?

“We kijken er vooral erg naar uit dat we nu de garantie hebben dat we beschikken over een sluitende en fiscaal gecertificeerde kilometeradministratie die voldoet aan alle vereisten van de Belastingdienst. Doordat in het track en trace systeem een simpele privé-/zakelijk-schakelaar is geïntegreerd weten we nu zeker dat ook alle privékilometers nauwkeurig geregistreerd worden. Hierdoor voorkomen we naheffingen en flinke boetes van de Belastingdienst.”

Wij horen regelmatig van klanten dat hun medewerkers protesteren tegen de plaatsing van een track en trace systeem en zich beroepen op hun privacy. Hoe hebben jullie dat ervaren?

“Ook bij ons stonden medewerkers inderdaad niet te springen. Maar doordat we duidelijk hebben gecommuniceerd waarom we het systeem wilden plaatsen en omdat het beschikt over een simpele privé-/ zakelijk-schakelaar konden we hun ‘angst’ wegnemen. Wat ook heeft geholpen is dat het systeem in alle wagens is geplaatst. Zowel de auto van onze CEO als de bestelbussen hebben nu een track en trace systeem.”

Daar geven jullie een goed signaal mee af! Maar ik kan mij zo voorstellen dat het systeem vooral voor de auto’s van de buitendienst belangrijk is.

“Klopt, doordat het track en trace systeem gekoppeld is aan onze online portal zijn we nu in staat om realtime te monitoren waar onze voertuigen en medewerkers zich bevinden. Hierdoor weten we nu altijd welke wagen het dichtst in de buurt is wanneer er bijvoorbeeld een aanvraag voor een proefrit binnenkomt, waardoor we een afspraak direct kunnen inplannen. Maar het stelt ons ook in staat om ons wagenpark duurzamer in te zetten en beter te kunnen monitoren op de veiligheid van onze chauffeurs en wagens.”

Een duurzamer wagenpark?

“Natuurlijk hebben wij als fietsenwinkel verduurzaming hoog in het vaandel staan, daarnaast zorgt Fleet Tracker er voor dat onze afdeling Planning altijd de optimale routes kan inplannen, waardoor onze medewerkers minder kilometers hoeven te rijden. Dit overzicht zorgt ervoor dat we onze CO2-uitstoot kunnen verminderen en ook op brandstofkosten kunnen besparen. Ook is het voor ons belangrijk dat we door alle data die we nu verzamelen meer inzicht krijgen in het rijgedrag van onze medewerkers. Door de gedetailleerde rapporten van Fleet Tracker zien we precies welke medewerkers te hard rijden, hun auto’s stationair laten draaien en hard optrekken. Door deze gegevens met hen te delen kunnen we maatregelen nemen die veilig en efficiënt rijgedrag bevorderen en zo aanrijdingen, voertuigschade, verzekeringskosten, en verspilling van brandstof en tijd voorkomen.”

Je vertelde eerder dat de beveiliging van de data voor jullie erg belangrijk is. Waarom is dat?

Het is in onze ogen niet meer dan vanzelfsprekend dat zowel de gegevens van onze klanten als die van onze medewerkers zo goed mogelijk zijn beveiligd. Je wilt immers niet het risico lopen dat er een datalek ontstaat. Aangezien de systemen van Fleet Complete voldoen aan de eisen van de ISO/IEC 27001:2013-certificering voor beveiliging weten wij dat er altijd streng op veiligheid wordt gecontroleerd en dat er wordt geïnvesteerd in de nieuwste beveiligingstechnieken. Zo hebben onze klanten en onze medewerkers de garantie dat hun data met geen enkele mogelijkheid bij onbevoegden terecht kunnen komen. Wat wij ook prettig vinden is dat alle data zeven jaar lang professioneel worden bewaard zodat we deze altijd met terugwerkende kracht kunnen opvragen als de Belastingdienst of onze accountant daarom vraagt.”” 

Wat zijn jullie verwachtingen voor de toekomst?

“Onze samenwerking met Fleet Complete is nog pril en de koppeling van Fleet Tracker met onze systemen is nog niet optimaal. Dat komt vooral omdat we ons op dit moment in het hoogseizoen van onze verkoopperiode bevinden. De prioriteiten liggen nog even anders, maar omdat we weten dat we nog veel meer uit onze samenwerking kunnen halen, staat dit al op de planning van onze developers voor dit najaar. Laten we daarom over een half jaar nog een keer een interview doen, dan kan ik ook interessante cijfers met je delen.”

Meer weten over de samenwerking tussen Fietsenwinkel.nl en Fleet Complete? Bekijk dan hier de klantcase.