Blogs

Defensie rijdt de 21e eeuw in

Veel organisaties kampen met een inefficiënt wagenpark; dienstauto’s die stil blijven staan of juist teveel kilometers maken. Defensie vernieuwde samen met Fleet Complete binnen korte tijd haar poolsysteem met een flinke besparing tot gevolg.

Interview Ministerie van Defensie en Fleet Complete

Een auto reserveren, ter plaatse inchecken met Defensiepas en rijden maar. Dit is hoe een defensiemedewerker tegenwoordig een dienstauto – die altijd in de buurt op te halen is – kan bemachtigen. Tot voor kort werd er nog gewerkt met fysieke sleutels en registratieboekjes. Een ontransparant systeem, waarbij auto’s ongebruikt bleven en medewerkers soms misgrepen. Defensie besloot over te gaan tot het concept van carsharing waarbij een auto van niemand is, maar voor iedereen beschikbaar. Na een aanbesteding werd in Fleet Complete de juiste partner gevonden.
 
De deeleconomie en initiatieven als Greenwheels, Car2Go en Snappcar dienden als inspiratie voor Defensie, die als onderdeel van een grote bezuinigingsopdracht in totaal 8,6 miljoen moest besparen. ‘Defensie loopt hierin echt voorop. Er heeft een omslag in het denken plaatsgevonden van het beschikbaar stellen van auto’s naar het beschikbaar stellen van mobiliteit’, zegt Klaas Collet van Fleet Complete. ‘Het gaat hier, net als bij veel andere organisaties, niet om een als primair gevoeld bedrijfsproces. Bij bedrijven hoor je vaak: “we zijn liever met de klant bezig.” Diezelfde emotie zie je binnen Defensie, terwijl het wel over enorme besparingsmogelijkheden gaat. Bij Defensie had het besluit ook een enorme logistieke consequentie; er worden hier dagelijks 30 auto’s ingebouwd die ergens vandaan moeten komen. Maar het is do’able en het wordt met een heel klein team geregeld.’

 
Veiligheid

Projectleider Poolen Niet Operationeel Dienstvervoer (PNOD), luitenant-kolonel b.d. de Graaf zorgde ervoor dat het project in goede banen werd geleid. ‘Het doel was een optimaal carsharing-product waarbij de veiligheid en
het gebruiksgemak vooropstond. Defensie wilde hiervoor het eigen planningsysteem Digiplan gebruiken.’
Fleet Complete zorgde voor een oplossing waarmee een voertuig ook daadwerkelijk beschikbaar is op het moment dat een medewerker het ophaalt. Ook de dataverzameling over een rit gaat via de systemen van Fleet Complete. Veiligheid stond voorop. Gezamenlijk werd gewerkt aan een geavanceerd gesloten systeem waarbij de planning binnen de defensiesystemen blijft en de dataverzameling extern plaatsvindt en door Defensie wordt opgehaald.
 

Emoties

Gebruikersgemak was een ander zeer belangrijk punt, vooral ook omdat er gevoeligheden zijn rondom de nieuwe manier van rijden. De Graaf: ‘Het
verschil tussen het hebben van een auto en het slechts gebruiken van een auto, dat is toch een omslag. Die verandering leidt dus tot emoties. Zo’n omschakeling werkt alleen als het makkelijker wordt voor de gebruikers, en dat wordt het, als het systeem perfect werkt.’
Fleet Complete heeft ervaring met dit soort emoties. Collet: ‘Die weerstand is niet kenmerkend voor de overheid. Overal waar we met de systemen aan de slag gaan, lopen we tegen weerstand aan. Mensen worden geconfronteerd met een andere manier van mobiliteit en over het algemeen vinden ze dat niet zo leuk. Als het systeem dan makkes vertoont dan bied je wel een heel makkelijke manier te ontsnappen aan een nieuwe routine. We hebben er dus samen heel hard aan gewerkt om het zo probleemloos mogelijk te maken.’
 

Kwaliteit

Om die reden lag er een omvangrijk pakket van eisen op tafel waaraan moest worden voldaan. Defensie stelde de bedrijfszekerheid op 99%. De Graaf: ‘Dat is nogal wat voor een systeem dat helemaal door de lucht gaat. Daarmee springt Defensie echt de 21e eeuw in. De ervaring die we opgedaan hebben bij Fleet Complete, de flexibiliteit, het meedenken in oplossingen en meedenken in het aansluiten van systemen is echt een grote pre. Bij het testen zijn we altijd tot acceptabele oplossingen gekomen. Ik heb niet het idee dat ik tegenover een leverancier zit, maar tegenover iemand die bereid is zijn systeem zo aan te passen dat we allebei tevreden zijn. Uiteindelijk draait het in zo’n traject om vertrouwen, ervaring en kwaliteit.’
Collet: ‘Kwaliteit was vanaf het begin leidend. Voor de gebruiker heeft kwaliteit maar één gezicht en dat is een werkende auto. Dit hebben we gerealiseerd door aan de hardwarekant te werken met een oplossing voor de langere termijn die uit één geheel bestaat, makkelijk in-en uit te bouwen, zonder losse componenten. Met dat product gaan we nu de markt in onder de naam Fleetsharing.’

Efficiency

Begin maart gingen de eerste Defensievoertuigen via het nieuwe systeem de weg op. Volgens De Graaf waren er amper kinderziektes of hick-ups. De grote vraag is natuurlijk hoeveel geld Defensie nu eigenlijk bespaart. De eerste besparing werd al in de eerste dagen zichtbaar. ‘Op 200 gereserveerde auto’s zijn er dagelijks 12 tot 18 no-shows, dus mensen die hun voertuig niet ophalen. Daar hebben we de eerste bezuiniging – naast de reductie en versobering van het wagenpark – te pakken. We meten met de software van Fleet Complete de ge- en verbruikscijfers en aan de hand daarvan kunnen we uiteindelijk kosten per kilometer berekenen. Daardoor kunnen we een grote slag in efficiency maken.’ Collet vult aan dat voor veel opdrachtgevers ook milieuaspecten een grote rol spelen bij fleetsharing. ‘Maar ook dan wordt vaak gesproken over de bezuiniging in geld, een goedkope auto blijkt vaak ook een duurzame auto te zijn.’
 

Learnings

In augustus van dit jaar moeten alle 3600 voertuigen met het nieuwe systeem zijn uitgerust en tot eind december zijn we bezig om de overige 1800 auto’s in te bouwen die buiten het poolsysteem blijven. Defensie en Fleet Complete blijven verbeteringen doorvoeren om het te optimaliseren. Collet: ‘Inherent aan software is het doen van updates. Het meest ideale is een systeem dat nooit stroom nodig heeft. Verder zou het mooi zijn als je een auto op basis van een vingerafdruk kunt aflezen. Dus ook daar werken we naartoe met ons product.’ De Graaf: ‘We zijn bezig met een app, zodat medewerkers ook thuis via hun mobiele telefoon kunnen reserveren. Ook hierbij staat de veiligheid weer voorop. De overheid moet het goede voorbeeld geven.’