Blogs

Vijf tips om de werkelijke kosten te kunnen factureren

facturen ondertekend op tafel.

Om beter inzicht te krijgen in de kosten die gemaakt worden in je bedrijf, is transparantie noodzakelijk. Wanneer systematisch vastgelegd wordt wat er zich allemaal afspeelt tijdens een project, zullen faalkosten minder kans maken uw projecten in te sluipen. Nu blijken er in de bouw- en installatiebranche bij nacalculatie vaak meer kosten gemaakt te zijn dan u kunt factureren. Dat komt omdat ze van te voren niet waren ingecalculeerd en de verwachtingen tussentijds niet bijgesteld zijn. Tijd om de activiteiten, uren en kosten van een project inzichtelijk te maken om dit te voorkomen. In deze blog geef ik u vijf tips om deze transparantie te bereiken.

#1 Bewustzijn

Allereerst houdt transparantie in dat echt álle medewerkers zich bewust moeten zijn van het belang van transparantie. Attendeer uw medewerkers voortdurend op het fenomeen transparantie, creëer bewustzijn dat werkelijk in de kern van de organisatie door uw mensen wordt gevoeld. Nu bent u wellicht nog de enige die het direct merkt als er verlies wordt geleden, maar als het langer doorgaat zal iedereen het gaan voelen in hun portemonnee. Een organisatiebrede cultuurverandering is noodzakelijk. Dat klinkt wellicht complex, maar u kunt eenvoudige middelen inzetten die ieders lasten zullen verlichten.

#2 Leg bewegingen van mensen en voertuigen vast

Door uw voertuigen te voorzien van een intelligente black box kunt u niet alleen real time zien waar uw voertuigen en medewerkers zijn. U kunt nu ook de meest optimale routes inplannen en zo min mogelijk brandstof verbruiken. De Fleet Tracker van Fleet Complete biedt u vele voordelen om de inzet van uw voertuigen en personeel zo efficiënt en winstgevend mogelijk in te zetten. Wanneer er afwijkingen zijn in de planning wordt dat vastgelegd en kunt u direct rekening houden met de gevolgen daarvan.

#3 Planningsgegevens en gegevens uit de uitvoering vergelijken

Wanneer de urenregistratie en bewegingen van uw voertuigen en personeel nauwkeurig vastgelegd worden, heeft dat ook voordelen voor vervolgopdrachten. U kunt nu de planning van een project samenbrengen met gegevens uit de uitvoering, om inzicht te krijgen in de activiteiten van uw personeel. Planningen kunnen realistischer gemaakt worden, kosten beter geschat en uw personeel staat op het juiste moment op de juiste plaats. Een eenvoudige app als de Time Tracker geeft u ontzettend veel inzicht in alle activiteiten die er in uw bedrijf plaatsvinden.

#4 Leg koppelingen aan tussen systemen

Door koppelingen te leggen kunt u data uit verschillende systemen bij elkaar brengen. Als u bijvoorbeeld gebruik maakt van de Fleet Tracker kunt u die koppelen aan de Time Tracker om zo extra inzicht te krijgen, de administratie te verlichten en een basis voor bijsturing aan te leggen. De Time Tracker registreert de gemaakte uren en kan gekoppeld worden met uw ERP-systeem. Op deze manier worden uw administratieve handelingen geautomatiseerd. In combinatie met de gegevens van de Fleet Tracker, die precies de routes van uw voertuigen en de activiteiten van de bestuurders bijhoudt, heeft u de sleutel in handen voor een zeer efficiënt en winstgevend bedrijf. De kosten die gemaakt worden kunnen nu gewoon verklaard en dus gefactureerd worden!

#5 Vereenvoudig administratie en voorkom fouten

Door bovengenoemde integratie van systemen bent u van tevoren, tijdens en na het project op de hoogte van wat er zich afspeelt op de werkvloer. Wie, wat, waar, wanneer, hoe, tijd en kosten zijn voor u glashelder. Het is hierbij essentieel om de controle en administratie hiervan geheel automatisch te maken en niet aan de medewerkers in het veld over te laten. Dat maakt het voor de medewerkers, managers en administratieve medewerkers een stuk eenvoudiger en voorkomt menselijke fouten of onnauwkeurige inschattingen. Kosten worden inzichtelijk en begrijpelijk en – nog belangrijker – geminimaliseerd.

Wilt u meer weten over hoe u uw organisatie transparanter kunt maken? Maak een afspraak met onze adviseur door uw gegevens hier in te vullen. Kijk ook op deze pagina voor meer informatie over slimme automatisering.

Wilt u ook meer weten over verborgen kosten in de bouw- en installatiebranche? Download ons eBook ‘Verborgen Bouwkosten’.

DOWNLOAD HET EBOOK