Blogs

Tekort aan mensen? Op deze wijze plant u zo efficiënt mogelijk in

werktijdenregistratie realtime met fleet complete.

Ondernemersorganisatie voor de technische installatiebranche UNETO-VNI heeft de alarmbel geluid over het tekort aan vakmensen in de installatiesector. “Als we de groei van de branche niet bijbenen, hebben we een probleem. Dan hebben we in de komende vier jaar een tekort van vijftienduizend vakmensen in onze sector”, aldus voorzitter Doekle Terpstra. Werkgevers uit de sector weten dit natuurlijk al jaren en proberen iedere dag weer de juiste mensen te vinden, maar zijn vooral druk om met het huidige personeel projecten zo goed mogelijk in te plannen. Geen gemakkelijke klus, maar deze tips maken u het leven als ondernemer en planner een stuk makkelijker.

1. Plan op basis van competentie 

Het gebeurt nog regelmatig dat medewerkers op basis van beschikbaarheid op projecten worden ingepland in plaats van op hun competenties. Hierdoor loopt u het risico dat iemand met minder ervaring met of kennis over een bepaalde techniek wordt ingepland op een klus. Het gevolg? Deze persoon zal er veel langer over doen om het project af te ronden. Indien u inzichtelijk maakt wat de competenties zijn van iedere medewerker, kunt u plannen op basis hiervan. Buitendienstmedewerkers die bijvoorbeeld goed zijn in het installeren van airco’s kunt u vervolgens gemakkelijk alleen nog op dit soort projecten inplannen, waardoor er minder tijd en vaak ook minder materiaal verloren gaat. 

2. Centraliseer de planning in een systeem 

Bij veel organisaties werken verschillende planners, die vaak niet eens op dezelfde dagen werken. Door gebrek aan overleg of nog erger, doordat er wordt gewerkt met verschillende planningssystemen, kan het voorkomen dat eenzelfde persoon op twee projecten tegelijk wordt ingepland. En bij een tekort aan werknemers is dit absoluut niet de situatie waar u in terecht wilt komen. Zorg er daarom voor dat al uw plannings- en/of administratieve medewerkers met dezelfde software werken, waardoor er altijd een centraal en kloppend overzicht is van alle projecten en medewerkers. 

3. Plan op basis van locatie en voorkom voorkeursbehandelingen

Voor sommigen komt dit misschien als een schok, voor anderen is het vanzelfsprekend. Maar ik hoor regelmatig dat er projectleiders zijn die op basis van hun persoonlijke voorkeur medewerkers op projecten inplannen. Mannen (of vrouwen) met wie ze graag samenwerken, maar die wel uit een heel ander deel van het land komen. Door te werken met een slim planningssoftwareprogramma bent u in staat inzichtelijk te maken wanneer er bijvoorbeeld medewerkers uit Groningen worden ingepland op een project in Bergen op Zoom en mensen uit Eindhoven in Amsterdam aan de slag gaan. Op deze manier voorkomt u een enorme verspilling van benzine en reistijd en bent u in staat om zo efficiënt mogelijk in te plannen. 

4. Analyseer goed de route en werkzaamheden  

In de bouw is het redelijk gebruikelijk dat projectleiders eerst alle busjes naar het magazijn laten komen om het materiaal op te halen voor ze naar de werkplaats gaan. Maar het is natuurlijk vele malen efficiënter als maar één persoon de spullen ophaalt en dan naar de werkplaats rijdt. Dit scheelt ontzettend veel geld en tijd! Tijd die u nu kunt gebruiken om andere tekorten in projecten op te vangen. Wat ik daarnaast veel hoor, is dat het in de bouw gebruikelijk is dat medewerkers extra betaald krijgen als zij achter hun bus bijvoorbeeld de bouwkeet meenemen. Door het gebrek aan inzicht gebeurt het regelmatig dat eenzelfde bouwkeet op miraculeuze wijze door meerdere medewerkers terug wordt gebracht. Een truc die vroeger misschien wel werkte, maar als u ervoor zorgt dat u met een systeem werkt dat dit soort informatie heel gemakkelijk inzichtelijk maakt, bespaart u wederom veel tijd en geld die u goed kunt gebruiken voor andere zaken. 

5. Maak het leven van de werknemers makkelijker 

Om nog meer tijd te besparen wil ik u adviseren om het leven van uw buiten- en binnendienstmedewerkers zo gemakkelijk mogelijk te maken. Alle tijd die u hun kunt besparen zorgt er namelijk voor dat ze sneller weer in de auto zitten naar een volgend project. Hoe prettig zou het voor hen, en u, zijn als zij niet meer handmatig hun reistijdenverantwoording en werkcalculatie hoeven te doen, maar dit automatisch gebeurt. Dat zij een digitale werkbon hebben en ze ook dit handmatige proces kunnen overslaan. En hoe handig zou het zijn als uw binnendienstmedewerkers automatisch een e-mailalert krijgen als ze op 50% van de geplande uren zitten van een project. Kleine aanpassingen in de dagelijkse werkzaamheden kunnen al voor enorme besparingen zorgen.  

Zo efficiënt mogelijk inplannen

Veel van mijn tips gaan over het besparen van tijd. Hoe lost dit mijn personeelstekort op, vraagt u zich wellicht af. Nou, dat is heel simpel. De tijd die uw medewerkers besparen komt automatisch beschikbaar voor andere werkzaamheden. U kunt hen dus vele malen efficiënter inzetten. In de tijd die ze anders in de auto doorbrachten, zijn ze nu aan het werk op een project – of zelfs meerdere projecten – bij hen in de buurt. En de klussen zelf worden ook nog eens sneller afgerond, waardoor ze direct door kunnen naar het volgende project. 

Tot de politiek het regelt, kunt u zelf dit doen

Helaas kan ik geen blik nieuwe medewerkers voor u opentrekken. Dat is een zaak voor de politiek, het onderwijs en het bedrijfsleven. Zij moeten zich hard maken voor een landelijk dekkend aanbod aan opleidingen. Het komende kabinet moet ervoor zorgen dat iedereen toegang heeft tot technisch onderwijs. De baangarantie in de sector is immers bijna 100 procent. Maar tot het zover is, moet u zelf het probleem aanpakken. Ik help u daar overigens graag bij. De software van Fleet Complete, waaronder DeskPlan, zorgt voor overzicht en stelt u in staat om zo efficiënt mogelijk te plannen.  

Vraag of gratis advies?

Wilt u vrijblijvend meer informatie ontvangen over onze software? Of wilt u dat ik eens langskom om u te adviseren hoe ook u het beste om kunt gaan met uw personeelstekort? Stuur mij dan een e-mail op christien.schouten@fleetcomplete.nl of bel naar 0345-745125. Ik help u graag.