Blogs

Privacy en een track en trace systeem. Wat mag wel en niet?

track and trace autobahn auto.

Tijdens gesprekken met (potentiële) klanten krijg ik regelmatig de vraag: “Maar hoe zit het dan met de privacy?”. Niet iedere medewerker zit er blijkbaar op te wachten om met een track en trace systeem rond te rijden. Maar bestaat er wel zoiets als privacy in ‘de baas zijn tijd’? Ik begrijp als geen ander dat niemand zijn medewerkers op de kast wil jagen, maar als u als ondernemer duizenden euro’s per jaar per werknemer kan besparen, wat houdt u dan nog tegen?

Juridisch is het plaatsen van een track en trace systeem toegestaan

Laat ik beginnen met te benadrukken dat het wettelijk is toegestaan om als werkgever een volgsysteem in een auto te plaatsen, mits u zich houdt aan de voorwaarden uit onder meer de Wet bescherming persoonsgegevens voor de controle van personeel. De belangrijkste voorwaarde is dat u als werkgever een legitieme reden (gerechtvaardigd belang) heeft en dat het plaatsen van een track en trace systeem, zoals een blackbox, boardcomputer of gps-systeem, hierbij noodzakelijk is. Een gerechtvaardigd belang kan bijvoorbeeld zijn dat u wil nagaan welke auto zich het dichtst in de buurt van een klant bevindt, zodat u deze naar de klant kan sturen.

Gegevens rondom privégebruik kunnen worden uitgeschakeld

Wat ik vaak in deze gesprekken hoor is dat zij (nog) niet een volgsysteem durven aan te schaffen omdat ze verwachten dat hun medewerkers zich beroepen op hun privacy en aangeven niet gevolgd te willen worden in hun privétijd. Maar wat veel ondernemers (en medewerkers) niet weten is dat de meeste blackboxen, boardcomputers of gps-systemen uitgezet kunnen worden in privétijd. Zo ook bij Fleet Complete. Op onze Fleet Tracker zitten privéschakelaars waarmee ritten ook echt privé kunnen blijven.

Uw wagenpark zo efficiënt en winstgevend mogelijk inzetten

Privacy hoeft dus geen issue te zijn. En dat is goed nieuws, want hierdoor hoeft u zich enkel nog te focussen op de groei van uw organisatie. En een track en trace systeem kan u daar uitermate goed bij helpen. Het stelt u in staat om realtime te weten waar uw voertuigen zijn, waardoor u altijd de optimale routes kan inplannen en het brandstofverbruik kan beperken. Kortom, een track en trace systeem zorgt ervoor dat u uw wagenpark zo efficiënt en winstgevend mogelijk kan inzetten!

Op de juiste wijze medewerkers over het track en trace systeem informeren

Ik ben misschien wat naïef, maar mijn idee is dat als het zowel voor het bedrijf als voor de medewerkers beter is – u er gewoon voor moet gaan.
Laat u niet ontmoedigen door weerstand, big brother-angst en ondernemingsraden, maar zorg dat de medewerkers het belang erachter zien en u zult merken dat men in ruil voor gemak, minder rompslomp al snel bereid is om een stukje privacy in te leveren.

Wilt u er zeker van zijn dat er geen onrust intern ontstaat? Dan adviseer ik u om uw medewerkers tijdig en zo uitgebreid mogelijk te betrekken bij de plaatsing van het volgsysteem. Benadruk dat het geen controlemechanisme is, maar dat het allemaal draait om efficiëntie. Want als de mensen ‘buiten’ centraal worden aangestuurd, dan wordt de administratieve druk op de mensen ‘binnen’ verlaagd zodat zij zich bezig kunnen houden met andere zaken.

Vraag of opmerking over privacy en track en trace systemen

Wilt u meer weten over privacy en het invoeren van een track en trace systeem? Of wilt u gewoon een keer sparren over privacy versus efficiëntie? Stuur mij een berichtje of bel voor een vrijblijvende afspraak.

Ryanne van der Wiele
ryanne.vanderwiele@fleetcomplete.nl
06-41665693
0345-631171