GUTS Installatietechniek

GUTS Installatietechniek verbessert mit der Fleet Complete-Lösung die Leistung des Außendienstes. Das Unternehmen ist in der Lage, in einem Umfeld, wo Ergebnisse zählen, schnell und flexibel zu handeln.

Auf einen Blick

  • Einblick in die Echtzeit-Standortermittlung von Mitarbeitern
  • Direkte Wiedergabe der automatisch berechneten Fahrtzeit
  • Verfügbarkeit des stets aktuellen Status der Auftragsphase/des Projektes
  • Objektive Daten zu der für Aufträge und Projekte geleisteten Arbeitszeit
  • Objektive Daten zur Fahrtzeit von und zur Arbeitsstelle und automatische Berechnung der zu vergütenden Fahrtzeit
  • Direkte Verarbeitung dieser Stunden in der Stundenregistrierung von ACTO (iUva)
  • Einblick in die Gesamtplanung

Der Hintergrund

GUTS Installatietechniek in Eindhoven ist in den Bereichen Wasser- und Elektro-Installationstechnik, Brandsicherheit sowie Service und Wartung zu Hause. GUTS Installatietechniek ist in der Lage, in einem Umfeld, wo Ergebnisse zählen, schnell und flexibel zu handeln. 24 Stunden am Tag, 7 Tage pro Woche und 52 Wochen pro Jahr stehen die Mitarbeiter für ihre Kunden in ganz Europa bereit. Mit diesem Konzept konnte sich GUTS mit einem auf Qualität, Flexibilität und Bereitschaft basierenden Image einen festen Platz in der anspruchsvollen Einzelhandelsbranche erobern.

GUTS mini van

Die Herausforderung

Für ihre Projekt- und die Dienstleistungsverwaltung arbeitet GUTS mit einer vollständig integralen Lösung von ACTO. Integral im Sinne von Integration der Prozesse Vorkalkulation, Angebot, Durchführung und der daraus resultierenden Prozesse Entlohnung, Nachkalkulation und Fakturierung. GUTS war sich sehr wohl der Tatsache bewusst, dass die Qualität dieser Systeme in entscheidendem Maße von der Qualität der Daten abhängt, die in dieses System eingegeben werden. Darüber hinaus wollte GUTS diese Qualität mit geringeren Gemeinkosten erzielen. Mehr mit weniger also. Die Frage, wie sich eine bessere Qualität mit geringeren Gemeinkosten realisieren lässt, wurde weiter ausgearbeitet.

GUTS wollte:

  • Eine zentrale, integrierte Dienstleistungs-/Projektplanung ausgehend von der Idee, dass mit einer übergreifenden Planung jene Transparenz in der Organisation entsteht, die notwendig ist, um alle Mitarbeiter über den gesamten vollständigen Verfügbarkeitszeitraum hinweg bei einem Mindestmaß an „Leerlaufstunden“ einzusetzen.

  • Eine automatische Echtzeit (und demnach objektive) -Registrierung der Fahrt- und Arbeitszeiten je Mitarbeiter je (Dienstleistungs-) Auftrag und Projekt. Mit automatisch ist hier gemeint, dass die ausführenden (Außendienst-) Mitarbeiter keinerlei Verwaltungsaufgaben oder Verantwortung übernehmen. Die gesamte Zeit wird automatisch erfasst, automatisch an ein Projekt oder einen Serviceauftrag gekoppelt und automatisch als Fahrzeug, Arbeitszeit oder Privatzeit gutgeschrieben.

  • Eine ununterbrochene Projektnachkalkulation auf dem jeweils aktuellsten Stand. Die Projektnachkalkulation musste von Grund auf verändert werden. Nachkalkulation klingt wie eine statische Erkenntnis im Nachhinein. GUTS wünschte sich vielmehr eine Methodik, mit der die an einem Projekt gearbeiteten Stunden ständig und in Echtzeit mit den für das Projekt geplanten Stunden im Verhältnis zum Projektverlauf verglichen werden. So können informative Prognosen über die voraussichtliche Einsatzzeit an einem Projekt und die daraus resultierenden Mehr- oder Minderkosten erstellt werden.

Die Lösung

Fleet Complete implementierte ihre kombinierte Projekt- und Serviceauftragsplanung.

GUTS verfügt nun über eine zentrale und kontinuierliche Übersicht über den Einsatz aller Mitarbeiter. Zwischen einzelnen Abteilungen, Mitarbeitern und Aufträgen kann einfach hin- und hergeschoben werden. Der Planer erkennt auf einen Blick, wo Aufträge fertig gestellt wurden und welche Mitarbeiter verfügbar sind. Darüber hinaus erhält er automatische Benachrichtigungen, wenn Aufträge die budgetierte Zeit überschreiten und führt ständige Verschiebungen innerhalb seiner Planungsabläufe durch. Der Planer und die Monteure erreichen ihre Ziele in großer Harmonie; daraus resultieren zufriedene Kunden, perfekt organisierte Akteure und eine stark gestiegene Produktivität bei gleichzeitig geringeren Gemeinkosten.

Dank der Integration von ERP, Planung und digitaler Echtzeit-Registrierung der Durchführung ist nicht nur sofort ersichtlich, wo sich die Mitarbeiter befinden, was mit entsprechenden Planungsvorteilen einhergeht. Auch die administrative Abwicklung der Einsatzzeit nach Nachkalkulation, Entlohnung, Fakturierung und Vergütung erfordert wesentlich weniger Zeit.

Technische Spezifikation

  • Die Smartbox wird in Ihrem Fahrzeug montiert.
  • Mithilfe von GPS-Koordinaten (GPS-Tracking) werden Entfernung, Geschwindigkeit und aktueller Standort in Echtzeit festgestellt.
  • Die Smartbox in Kombination mit der Fahreridentifikation stellt ein ideales Instrument dar, um die Verwaltung transparenter zu machen und die Qualität der Betriebsführung zu optimieren.

blackbox

Die MGS10 wird in Ihrem Fahrzeug montiert.

Das Ergebnis

Die Lösung hat sehr viel mehr Transparenz in das Unternehmen gebracht; der Schwerpunkt liegt jetzt auf Produktion, Effizienz und auf dem Kunden. Eine schnelle, automatische und objektive Stundenverarbeitung auf Auftrags-/Projektebene je Mitarbeiter je Tag, womit zugleich auch die zu vergütenden Fahrtzeiten und die gearbeiteten Nettozeiten verfügbar sind. Ein weiterer Vorteil zeigt sich in einem noch weiter gestärkten Image beim Auftraggeber. GUTS ist nämlich nicht nur schnell, kompetent und flexibel, sondern außerdem in der Lage, äußerst akkurate und zuverlässige Informationen zu liefern. Ob es nun um die voraussichtliche Ankunftszeit eines Mitarbeiters oder gestiegene Kosten bei einem Regieauftrag geht, die abgegebenen Informationen sind jederzeit korrekt.